disposisi elektronik

Sudah sepuluh tahun badan ini berdiri dan sudah memiliki unit teknologi informasi setingkat divisi, bahkan kampanye go green pun digaungkan, sampai harus mengadakan mesin pencetak canggih yang dilengkapi pembatasan serta pencatatan jumlah kertas dan tinta untuk setiap pekerja, namun budaya disposisi surat tercetak masih terpelihara. Mesin fotokopi masih menjadi favorit tenaga administrasi untuk memperbanyak surat-surat terdisposisi untuk dilayangkan kepada pekerja yang dituju. Kabarnya di lingkungan internal divisi teknologi informasi, sudah dicobakan budaya baru dalam pengiriman disposisi. Alih-alih menggunakan teknologi elektronik berupa piranti lunak, disposisi dilayangkan melalui surat elektronik (surel) oleh pimpinan kepada pekerja melalui administrasi. Pengelolaan jadwal rapat dan tugas dilakukan dengan menggunakan produk Microsoft Outlook, sedangkan pengelolaan berkas-berkas dilakukan dengan sistem administrasi (SIMAP) dan komputer masing-masing pekerja.

Kepala divisi pemeliharaan pada saat itu, juga tergerak menggalakkan disposisi elektronik di lingkungan internal divisi. Yaitu dengan memindahkan format disposisi tercetak ke dalam format surel, dengan sistem setiap pejabat yang mendapat disposisi jika hendak mendisposisikan kembali kepada pekerjanya agar menyertakan alamat surel administrasi di dalam tembusan dalam rangka memudahkan pelacakan dan pencatatan ke dalam SIMAP. Hanya saja format surel menggunakan tabel dan grafik yang berbahasa html tidak melulu dapat dibaca oleh aplikasi surel terbatas, misalnya melalui telepon genggam pintar atau melalui webmail. Selain itu pula disposisi melalui surel tidak jauh berbeda nasibnya dengan disposisi tercetak dalam hal tertumpuk oleh surel-surel yang lain. Sehingga memungkinkan untuk tidak terbaca seketika diterima dan berisiko tidak terdisposisikan pada waktunya kepada pekerja untuk ditindaklanjuti sesuai tingkat kepentingan dan ketergesaannya.

Ketika organisasi pemeliharaan digabungkan bersama manajemen proyek ke dalam divisi baru, perihal disposisi surel ini pun disampaikan kepada kepala divisi baru. Di dapati bahwa di antara pekerja ada yang mengeluhkan metode disposisi yang diterapkan selama ini dan berharap kembali ke metode lama, yaitu tercetak. Namun banyak juga dukungan dari pekerja lainnya terhadap metode disposisi elektronik, hanya saja perlu diperbaiki dan disempurnakan, bahkan kalau memungkinkan untuk diusulkan kepada divisi teknologi informasi untuk membuat aplikasi disposisi elektronik yang terhubung dengan SIMAP (atau lebih baik) sehingga memudahkan pelacakan tindak lanjut dan penyimpanan berkas-berkas. Tentu saja untuk mendukung kampanye go green dan clean desk management yang lebih nyata.