tahun pemeliharaan

Maintenance-timeTahun 2012 lalu dicanangkan sebagai Tahun Pemeliharaan, karena sepanjang tahun 2011 didapati begitu banyak kejadian unplanned shutdown pada fasilitas produksi migas Indonesia yang kebanyakan usianya sudah uzur (melampaui umur ekonomis). Unplanned shutdown merupakan kejadian tidak berfungsinya fasilitas produksi disebabkan oleh kerusakan sehingga menyebabkan tidak tercapainya target produksi. Menurut berita di media massa, pada tahun 2010 penurunan produksi sebesar 25% dan tahun 2011 pada kisaran angka 15% atau 50 ribu barrel minyak per hari. Dicurigai penyebab utama unplanned shutdown adalah buruknya keandalan dan integritas peralatan karena tidak begitu perhatian pada kegiatan maintenance.

Oleh karenanya pada tahun 2012 dibentuklah Divisi Pemeliharaan Fasilitas Operasi (PFO), organisasi yang dikembangkan dari tingkat Dinas menjadi tingkat Divisi, dengan harapan meminimalisasi kejadian unplanned shutdown dengan mengoptimalisasi kegiatan maintenance atau pemeliharaan terhadap peralatan dan fasilitas produksi. Pada akhir tahun 2012, PFO mencatat pencapaian penurunan produksi minyak, murni akibat gangguan fasilitas produksi (unplanned shutdown) hanya sebesar 6 ribu barrel minyak per hari. Penyumbang gangguan terbesar adalah kerusakan pada peralatan compressor dan turbomachinery, pipeline dan electrical. Namun seiring perubahan global pada organisasi, maka pada tahun 2013 ini unplanned shutdown tidak lagi menjadi isu yang mengemuka. Sebagai apresiasi yang sangat luar biasa terhadap prestasi tersebut, pada organisasi baru PFO digabungkan (kembali) dengan fungsi manajemen proyek menjadi Divisi Manajemen Proyek dan Pemeliharaan Fasilitas.

bola kaca dan bola karet

Pada acara wisuda di suatu universitas, Brian Dyson, CEO Coca-Cola Enterprises, pernah berbicara mengenai hubungan antara pekerjaan dengan komitmen-komitmen lainnya yang kita miliki:

“Bayangkan bahwa hidup seperti bermain akrobat dengan lima bola di udara. Anda dapat menamai bola-bola itu – pekerjaan, keluarga, kesehatan, sahabat dan jiwa – dan Anda menjaga kelimanya supaya tidak jatuh. Anda akan segera mengerti bahwa pekerjaan seperti bola karet. Jika Anda menjatuhkannya, ia akan memantul.

Tetapi keempat bola lainnya – keluarga, kesehatan, sahabat dan jiwa – terbuat dari kaca. Jika Anda menjatuhkan salah satunya, bola-bola itu lecet, retak, gompal, rusak, atau bahkan hancur. Walaupun dengan susah payah diperbaiki, tidak akan seperti semula keadaannya.”

Bola kaca yang mudah pecah tidak sama dengan bola karet yang elastis, bahkan bola kaca lebih berharga. Namun mengapa banyak di antara kita yang terus menerus menjaga bola karet dan mengabaikan bola-bola lainnya yang terbuat dari kaca?

Demi pekerjaan kita rela mengorbankan dan menghancurkan keempat hal tersebut? Keluarga terbengkalai, sakit-sakitan, sahabat dan rekan kerja disikut, bahkan jiwa ikut terganggu gara-gara mementingkan karir dan pekerjaan.

Mari kita perbaiki prioritas kita. Tentu saja mementingkan keluarga, kesehatan, persahabatan, dan kejiwaan bukanlah sikap egois. Melainkan sikap untuk mempertahankan agar kita dapat menjaga kesemuanya.

(refleksi)

business as usual

image

“Business as usual” biasa diungkapkan pada kondisi yang dianggap tidak biasa. Misalnya terjadi perubahan pada organisasi ataupun sosial politik, namun setiap posisi tetap difungsikan untuk mengerjakan segala sesuatunya seperti biasa. Dengan demikian business interruption tidak perlu ada dan para pemangku kepentingan dapat menjalani kondisi dengan nyaman.

Pada kondisi force majeur atau keadaan kahar istilah “business as usual” tidak relevan diterapkan. Sehingga segala aturan dapat dilangkahi untuk mengatasi keadaan dan memulihkannya. Walaupun keadaan kahar dapat dinyatakan secara sepihak sehingga masing-masing pihak berlepas diri dari tanggung jawab, masa berlakunya dibatasi hingga risiko dapat diminimalisasi. Pada praktik organisasi, pembubaran suatu fungsi atau seluruh badan dapat diibaratkan sebuah keadaan kahar. Pada saat itu terjadi kevakuman dan kebijakan datang secara top down sedangkan di fungsi melakukan hold and see sampai dengan terbentuk fungsi atau badan baru yang melanjutkan atau menghentikan pekerjaan.

Pada kondisi perubahan angin politik istilah “business as usual” tetap relevan selama belum mengarah kepada keadaan kahar. Tanggung jawab masih dapat diberlakukan untuk menjaga terpenuhinya kebutuhan masing-masing pihak. Dalam praktik organisasi, contoh “business as usual” adalah rapat-rapat teknis non keputusan, pekerjaan inspeksi, dan pekerjaan pengamanan, keselamatan kerja dan lingkungan.

disposisi elektronik

mailStackSudah sepuluh tahun badan ini berdiri dan sudah memiliki unit teknologi informasi setingkat divisi, bahkan kampanye go green pun digaungkan, sampai harus mengadakan mesin pencetak canggih yang dilengkapi pembatasan serta pencatatan jumlah kertas dan tinta untuk setiap pekerja, namun budaya disposisi surat tercetak masih terpelihara. Mesin fotokopi masih menjadi favorit tenaga administrasi untuk memperbanyak surat-surat terdisposisi untuk dilayangkan kepada pekerja yang dituju. Kabarnya di lingkungan internal divisi teknologi informasi, sudah dicobakan budaya baru dalam pengiriman disposisi. Alih-alih menggunakan teknologi elektronik berupa piranti lunak, disposisi dilayangkan melalui surat elektronik (surel) oleh pimpinan kepada pekerja melalui administrasi. Pengelolaan jadwal rapat dan tugas dilakukan dengan menggunakan produk Microsoft Outlook, sedangkan pengelolaan berkas-berkas dilakukan dengan sistem administrasi (SIMAP) dan komputer masing-masing pekerja.

Kepala divisi pemeliharaan pada saat itu, juga tergerak menggalakkan disposisi elektronik di lingkungan internal divisi. Yaitu dengan memindahkan format disposisi tercetak ke dalam format surel, dengan sistem setiap pejabat yang mendapat disposisi jika hendak mendisposisikan kembali kepada pekerjanya agar menyertakan alamat surel administrasi di dalam tembusan dalam rangka memudahkan pelacakan dan pencatatan ke dalam SIMAP. Hanya saja format surel menggunakan tabel dan grafik yang berbahasa html tidak melulu dapat dibaca oleh aplikasi surel terbatas, misalnya melalui telepon genggam pintar atau melalui webmail. Selain itu pula disposisi melalui surel tidak jauh berbeda nasibnya dengan disposisi tercetak dalam hal tertumpuk oleh surel-surel yang lain. Sehingga memungkinkan untuk tidak terbaca seketika diterima dan berisiko tidak terdisposisikan pada waktunya kepada pekerja untuk ditindaklanjuti sesuai tingkat kepentingan dan ketergesaannya.

Ketika organisasi pemeliharaan digabungkan bersama manajemen proyek ke dalam divisi baru, perihal disposisi surel ini pun disampaikan kepada kepala divisi baru. Di dapati bahwa di antara pekerja ada yang mengeluhkan metode disposisi yang diterapkan selama ini dan berharap kembali ke metode lama, yaitu tercetak. Namun banyak juga dukungan dari pekerja lainnya terhadap metode disposisi elektronik, hanya saja perlu diperbaiki dan disempurnakan, bahkan kalau memungkinkan untuk diusulkan kepada divisi teknologi informasi untuk membuat aplikasi disposisi elektronik yang terhubung dengan SIMAP (atau lebih baik) sehingga memudahkan pelacakan tindak lanjut dan penyimpanan berkas-berkas. Tentu saja untuk mendukung kampanye go green dan clean desk management yang lebih nyata.

jabatan dan hak

Chairman-EC-4000-BACWalaupun secara umum kita mengetahui bahwa jabatan adalah amanat namun masih banyak orang yang merasa berhak atas suatu jabatan, terutama jabatan yang memang sudah diincarnya sejak semula. Orang yang menyadari sepenuhnya bahwa jabatan adalah amanat akan berupaya melaksanakan beban yang dipikulkan kepadanya  sebaik-baiknya sebisa mungkin tanpa cacat. Sebab cacat pada saat menjabat merupakan aib bagi pengemban amanat sekaligus cacat pada jabatan itu sendiri. Orang-orang ini menerima amanat yang disandangkan padanya dengan ikhlas, tanpa mengeluh dan tetap tersenyum menghadapi risiko. Sebagian orang ini bahkan mengelak dan menolak apabila datang tawaran jabatan kepadanya.

Sebaliknya orang yang merasa berhak atas jabatan akan menganggap adalah sebuah kekeliruan jika ada orang lain yang ditunjuk menempati jabatan tersebut dan bertanya-tanya, “mengapa bukan saya”. Orang ini bersedih jika ditempatkan pada jabatan yang tidak sesuai harapannya. Orang ini bahkan mampu untuk sibuk menggembosi jabatan yang diincarnya sambil melalaikan tugas dan kewajibannya pada jabatan yang sedang dipegangnya. Orang-orang semacam ini biasanya tidak rela jika sebelum waktunya ia dipindahtugaskan. Orang-orang ini menerima jabatan karena menginginkannya, menaikkan gengsi dan pamornya sambil terus khawatir jika suatu saat jabatannya diambil dan diserahkan kepada orang lain.

Bagaimanapun yang akan melihat hasil jerih payah jabatan bukanlah si pejabat itu sendiri melainkan orang lain di sekitarnya dan orang yang pernah berhubungan dengannya baik secara pribadi maupun bisnis. Berani menjabat?