sampai dengan selesai

Nail-the-meetingSalah satu hal yang menjadi sorotan manajemen adalah begitu banyaknya rapat yang digelar oleh para pejabat di kantor ini. Efektivitas rapat masih dipertanyakan karena masih saja ditemui permasalahan yang justru muncul karena rapat. Padahal rapat seharusnya menjadi pertemuan yang memberikan jalan keluar dan hasil rapat dapat segera dilaksanakan agar program berjalan dengan baik. Pimpinan perusahaan menginginkan agar pejabat yang mengundang para klien untuk rapat telah melakukan evaluasi pendahuluan terhadap permasalahan yang akan dibahas. Jika memerlukan data tambahan ataupun konfirmasi dari klien, amat disenangi dengan menggunakan teknologi yang tersedia seperti telepon dan surel. Oleh karenanya rapat harus difungsikan sebagai nailed meeting atau membuat keputusan.

Di antara yang membantu efektivitas rapat adalah waktu rapat. Telah menjadi kebiasaan yang tertulis di dalam surat undangan rapat bahwa waktu rapat hanya menyebutkan batas waktu awal saja. Sedangkan batas waktu akhir ditulis dengan frasa “sampai dengan selesai” atau variannya. Tidak jarang didapati untuk rapat yang sudah jelas terdiri dari sesi pagi dan sesi siang namun dengan surat undangan yang tersendiri juga mencantumkan  frasa “sampai dengan selesai”. Frasa ini seperti mengijinkan rapat berjalan sesuai selera pemimpin rapat, tanpa batasan waktu. Bahkan dapat membuat rapat seperti tanpa akhir, baik karena tidak memutuskan apapun, tanpa kesimpulan, sepakat untuk tidak sepakat, ataupun akan ditindaklanjuti dengan rapat-rapat berikutnya. Gaya rapat seperti ini disinggung juga sebagai gaya manajemen mikro.

Pemimpin rapat diharapkan dapat memoderasi peserta rapat agar fokus dalam menyelesaikan permasalahan yang dibahas. Tidak bertele-tele dalam membahas suatu hal jika rapat terdiri dari beberapa subtopik yang sama-sama penting. Jika menggunakan laptop, sisa sumber daya yang disediakan oleh batere akan sangat membantu mempercepat durasi rapat. Agenda rapat dan evaluasi pendahuluan jelas dapat memandu jalannya rapat lebih efektif dan efisien. Dan yang sederhana namun tegas, ganti frasa “sampai dengan selesai” pada undangan rapat dengan menyebutkan waktu akhir yang jelas.

Selamat rapat!

One thought on “sampai dengan selesai

  1. Ping-balik: penny wise and pound foolish | bulet abang bulet ijo

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s