mengelola perilaku

no-no-no_1_jpg_460x345_q85Sebuah organisasi seperti sistem organik, berupaya untuk beradaptasi terhadap kondisi yang berubah pada lingkungannya sehingga dapat bertahan untuk hidup. Sebuah hukum dalam teori sistem (law of requisite variety) menyatakan bahwa pada sembarang sistem manusia atau mesin, unsur di dalam sistem yang memiliki keragaman (variabilitas) terbesar dalam perilakunya akan mengendalikan sistem. Bahwa manajemen pada dasarnya adalah proses mengendalikan perilaku organisasi sehingga dapat meraih goal yang diinginkan, maka hukum tersebut menyarankan agar manajer harus memiliki keragaman yang lebih daripada unsur lainnya di dalam sistem, jika tidak, dia tidak akan mengendalikan; dan unsur lain akan mengambil alih peran itu.

Ada dua kemungkinan untuk meraih kendali. Pertama adalah meningkatkan kelenturan (fleksibilitas). Kedua adalah mengurangi keragaman sehingga ngepas atau melebihi harapan. Manajer berpengalaman tahu bagaimana sulitnya untuk cukup lentur menanggapi semua variasi di dalam sistem, karena terlalu banyaknya. Kita hidup di dalam lingkungan yang bergolak, dan teori chaos (Gleick, 2008) menunjukkan bahkan setiap kejadian dalam unsur sistem dapat mengarah kepada kejadian luar biasa pada seluruh kinerja sistem. Ekspresi yang paling tepat menggambarkan ini adalah kupu-kupu yang mengepakkan sayapnya di Papua akan, dalam beberapa hari, menyebabkan gelombang tsunami di Aceh.

Makanya ada pendapat yang mengatakan bahwa perencanaan itu sia-sia, karena dampak chaos menghapus semua upaya kita untuk mengendalikan. Pendapat ini terlalu jauh berkesimpulan. Pendekatan yang seimbang adalah perencanaan jangka panjang harus tentatif dan luas, tetapi perencanaan hari-ke-hari dapat dan harus lebih rinci (Stacey, 1996).

Pendekatan Negatif

Karena meningkatkan kelenturan seseorang itu sangat sulit, kebanyakan manajer akan melakukan pendekatan kedua yaitu membatasi keragaman sistem. Sayangnya dilakukan dengan cara pendekatan negatif daripada positif. Yang dimaksud pendekatan negatif adalah membatasi dengan peraturan, persyaratan, dan prosedur yang malah melumpuhkan kemampuan organisasi untuk bertahan pada lingkungannya. Dengan kata lain, mereka menciptakan birokrasi tingkat tinggi, sebagaimana birokrasi dikenal sebagai sangat-sangat diatur.

Peraturan dan persyaratan pada intinya adalah “dilarang”. Dilarang melebihi anggaran. Dilarang mengadukan manajer kepada bosnya. Dilarang belanja lebih dari $25 tanpa persetujuan atasan, tiga tingkat di atasnya. Kebijakan ini tidak menjamin orang akan berperilaku sesuai cara yang dapat diterima. Semua yang mereka lakukan menjadi alasan bagi organisasi untuk memberi sanksi bagi siapapun yang melanggar aturan.

Pendekatan Positif

Jalan yang lebih baik dari mengurangi variasi dalam perilaku sistem adalah melalui perencanaan yang tepat. Jika setiap anggota organisasi tahu apa yang seharusnya mereka lakukan dan bagaimana melakukannya, maka variasi dalam perilaku akan dibatasi oleh rencana, sehingga manajer punya kendali. Dan ini satu-satunya cara untuk meraihnya. Jika setiap individu dalam organisasi tidak mengendalikan perilakunya masing-masing, manajer tidak akan memiliki kendali.

Bagaimanapun, cara ini tidak dapat dicapai melalui manajemen mikro. Manajemen mikro artinya kita dapat mengawasi hanya satu orang, dan salah satu di antaranya (kita atau orang yang diawasi) pasti mengulangi pekerjaan. Sebaliknya, apa yang dibutuhkan adalah keberadaan kondisi yang mengijinkan setiap pekerja untuk mengendalikan perilakunya masing-masing.

[Project Planning, Scheduling & Control, James P. Lewis]

One thought on “mengelola perilaku

  1. Ping-balik: risalah rapat dan tanda tangan | bulet abang bulet ijo

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s