indikator kinerja kunci

kpiIndikator kinerja kunci atau yang lebih dikenal dengan key performance indicators (KPI) atau dikenal juga sebagai key success indicators (KSI) membantu organisasi dalam menentukan dan mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Setelah organisasi menganalisis misinya, mengidentifikasi semua pemangku kepentingan, dan menentukan tujuan-tujuan, maka membutuhkan cara untuk mengukur capaian-capaian yang telah dilakukan, dan pengukuran itu adalah KPI.

KPI mencerminkan tujuan-tujuan organisasi, menjadi kunci kesuksesan organisasi, dan oleh karenanya KPI harus dapat diukur. Biasanya KPI dipertimbangkan untuk jangka panjang. Definisi apanya KPI dan bagaimana mengukurnya tidak terlalu sering berubah. Tetapi tujuan-tujuan jangka pendek dibuat dalam rangka mencapai tujuan jangka panjang. Seberapa besar pencapaian KPI tergantung ukuran yang ditentukan. Maka dari itu dalam membuat KPI harus menyatakan kuantitas atau persentase yang hendak dicapai.

Banyak hal yang terukur namun tidak semuanya menjadi kunci kesuksesan organisasi. Dalam memilih KPI, sangat kritis untuk membatasinya hanya pada hal-hal esensial bagi organisasi meraih tujuan-tujuannya. Dan sangat penting untuk mempertahankan sedikit indikator agar semua pihak fokus perhatiannya dalam mencapai KPI yang sama. Bisa jadi KPI sebuah organisasi hanya terdiri dari tiga atau empat indikator sedangkan unit-unit kerja di dalamnya memiliki tiga atau empat atau lima indikator yang mendukung pencapaian tujuan organisasi.

KPI dapat digunakan sebagai alat bantu manajemen dan dapat juga digunakan sebagai carrot atau umpan. KPI memberikan gambaran jelas kepada setiap orang mengenai hal-hal yang penting bagi organisasi, apa yang harus mereka lakukan untuk mewujudkannya. Hal ini untuk mengelola kinerja sehingga setiap orang fokus untuk memenuhi atau melampaui KPI. Sebagai umpan, KPI diposkan di mana-mana: di ruang kerja, di ruang makan, di ruang rapat, di intranet, bahkan di situs web perusahaan. Mempertontonkan target setiap KPI dan kemajuan yang dicapai dari setiap target. Semua itu dalam rangka memotivasi pekerja untuk mencapai KPI.

risalah rapat dan tanda tangan

Risalah rapat adalah tulisan atau dokumentasi yang berisi informasi bagi yang hadir maupun yang tidak hadir dalam sebuah rapat. Pada umumnya risalah rapat dibuat di dalam rapat untuk merekam apa saja yang terjadi dalam pertemuan. Di dalam risalah rapat biasanya berisi nama peserta, agenda, keputusan yang dibuat oleh peserta, komitmen tindak lanjut oleh peserta, batas waktu pemenuhan komitmen, dan hal-hal lainnya yang didiskusikan dan perlu didokumentasikan untuk keperluan tinjauan masa depan ataupun riwayat. Risalah rapat yang baik adalah yang fokus pada keputusan yang dibuat pada saat rapat dan komitmen yang dibuat oleh para peserta. Komitmen dibatasi oleh batas waktu pemenuhan dan rincian lainnya yang perlu dimengerti oleh semua peserta rapat.

Risalah rapat yang efektif tidak perlu mencantumkan semua diskusi yang terjadi. Dan juga tidak perlu, bahkan tidak seharusnya menyatakan “siapa berkata apa” (kecuali berita acara pengadilan, rapat dengar pendapat, dll yang memerlukan dicantumkannya semua kata-kata). Idealnya, risalah rapat dibagikan kepada semua peserta rapat dalam waktu 24 jam setelah rapat selesai. Hal tersebut sebagai pengingat bagi para peserta rapat. Dengan begitu para peserta rapat dapat segera menindaklanjuti semua komitmen yang diputuskan di dalam rapat. Pada rapat yang bersinambung biasanya ditunjukkan risalah rapat sebelumnya sebagai dasar koreksi dan langkah selanjutnya. Risalah rapat dapat berkontribusi efektif kepada keberhasilan rapat apabila ditulis dan dibagikan pada waktunya.

Walaupun risalah rapat mengikat komitmen di antara peserta rapat, terkadang tidak cukup kuat untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan atau persetujuan. Belum lagi jika terdapat keputusan yang berada di luar kewenangan peserta rapat. Tentu saja hal itu membutuhkan dukungan dari level kerja yang lebih tinggi. Sehingga dibuatlah aturan bahwa untuk rapat internal harus ditandatangani oleh atasannya supervisor dan untuk rapat eksternal oleh dua level di atasnya lagi. Aturan ini dibuat dalam rangka melindungi pekerja dari konsekuensi hukum yang mungkin timbul dari keputusan rapat yang dibuatnya. Dengan diketahui dan ditandatangani oleh atasan, maka hal tersebut mengembalikan fungsi kewenangan sesuai dengan porsinya.

Apabila aturan tersebut diberlakukan secara kaku maka atasan diharuskan menandatangani semua risalah rapat yang dibuat oleh bawahannya sedangkan tidak semua rapat tersebut ia hadiri. Menunggu tanda tangan persetujuan memungkinkan risalah rapat menjadi tidak efektif karena tidak dibagikan pada waktunya. Selain itu fungsi manajerial berupa pendelegasian tugas harus mengalami penyesuaian terhadap pendekatan ini. Jika atasan setingkat direktur turut menandatangani risalah rapat yang dibuat oleh pekerja tiga level di bawahnya, bisa jadi penyesuaian tersebut adalah menuju manajemen mikro.

berbagi rezeki

charity-foundation-1Secara profesional seorang pekerja mendapat upah yang besaran dan pembagiannya ditetapkan sesuai kontrak serta disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Pekerja yang menikmati upah bulanan pada umumnya memperoleh bonus upah bulan ketiga belas yang lebih populer disebut gaji ketiga belas. Sebagai bentuk perhatian perusahaan terhadap pekerja yang merayakan hari keagamaan juga mendapat tunjangan hari raya (THR) yang biasanya sebesar satu kali upah pokok bulanan. Tentu saja upah, bonus, dan tunjangan yang diterima merupakan karunia dari Tuhan yang patut disyukuri. Dan di antara bentuk rasa syukur adalah berbagi rezeki kepada orang lain.

Pada dasarnya harta seseorang terlindungi oleh hak-hak yang melekat padanya sehingga tidak boleh diambil oleh siapapun kecuali sesuai dengan aturan yang berlaku. Aturan tersebut dapat berupa syariat keagamaan seperti zakat atau sedekah yang besaran dan peruntukkannya mengikuti aturan agama yang dianut oleh seseorang. Bentuk lainnya adalah pajak dan retribusi resmi yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah. Adapun selebihnya pengeluaran sebagian harta dikategorikan sebagai sumbangan, baik secara sukarela maupun secara pungutan. Sumbangan sukarela biasanya untuk perhatian sosial seperti sumbangan kepada yang mendapat musibah atau kekurangan. Sedangkan pungutan biasanya untuk kesepakatan adat seperti retribusi lapak, parkir, maupun uang kas.

Keberadaan para pekerja alihdaya di dalam perusahaan menunjang operasi kantor sehari-hari. Mereka diharapkan bekerja secara profesional sesuai kontrak yang disepakati dan diperbarui setiap tahun. Ada yang sebagai tenaga administrasi, penerima tamu, keamanan, bahkan office boy. Tidak dipungkiri segala jenis upah yang mereka terima hanya sesuai standar upah regional dan tidak sebesar upah yang diterima oleh pekerja staf apalagi manajemen. Tidak jarang mereka mengalami kondisi kekurangan finansial, baik untuk memenuhi kebutuhan hidup maupun sekadar gaya hidup.

Pada lingkungan kerja perusahaan yang bersifat kekeluargaan, selain peraturan resmi yang berlaku untuk menjaga norma dan syarat-syarat kerja berlaku pula kesepakatan adat. Maka terhadap upah, bonus dan tunjangan yang diterima oleh pekerja turut pula diberlakukan kesepakatan adat baik dalam bentuk pungutan rutin maupun non rutin. Walaupun para pekerja alihdaya juga memperoleh bonus dan THR, kondisi finansial mereka menjadi salah satu alasan diterapkannya pungutan dengan label “berbagi rezeki”.

Bersyukurlah dan selamat berbagi 🙂